Workday와 SaaS 연동: 인사 및 급여 업무 통합을 위한 실무 가이드

Workday와 SaaS 급여 시스템의 연동을 통해 분산된 업무 프로세스를 개선하고 인사, 급여, 재무 및 기타 비즈니스 시스템 간의 데이터 흐름을 더욱 원활하게 만들 수 있습니다. 이러한 효과를 충분히 실현하려면 데이터 관리 책임을 명확히 하고, 적절한 통제 체계를 마련하며, 철저한 테스트와 지속적인 모니터링을 수행해야 합니다. 이 글에서는 특히 지역별 급여 운영에 중점을 두고, 시스템 연동을 계획할 때 활용할 수 있는 실무 중심의 체계적인 접근 방법을 소개합니다.

핵심 요약

• Workday 연동은 전문 SaaS 애플리케이션을 기업의 핵심 데이터 및 업무 프로세스와 연결합니다.

• 시스템 연동 프로젝트는 명확한 비즈니스 목표를 설정하는 것부터 시작해야 합니다.

• 데이터 관리 책임을 명확히 정의하면 중복 데이터와 기록 간 불일치를 줄일 수 있습니다.

• 연동 계획 단계에서 보안, 접근 권한 및 규정 준수에 대한 책임을 명확히 해야 합니다.

• 테스트에는 실제 업무 상황과 예외 처리 사례가 포함되어야 합니다.

• 여러 국가의 급여 시스템을 연동할 때는 지역 간 운영의 일관성과 각국의 고유한 요구사항을 균형 있게 고려해야 합니다.

소개

클라우드 애플리케이션을 추가한다고 해서 조직 내 시스템이 자동으로 연결되는 것은 아닙니다. 인사, 재무 및 급여 담당 팀은 여전히 정보를 수동으로 전달하거나, 일치하지 않는 데이터를 대조하거나, 한 시스템에서 변경된 직원 정보가 다른 시스템에는 반영되지 않은 원인을 확인해야 할 수 있습니다.

체계적으로 설계된 Workday SaaS 연동은 Workday와 전문 클라우드 애플리케이션 간에 통제된 데이터 흐름을 구축하여 이러한 문제를 해결하는 데 도움을 줍니다. 단순히 두 시스템이 데이터를 주고받도록 하는 것이 목적은 아닙니다. 업무 프로세스의 적절한 시점에 필요한 정보가 정확한 시스템으로 전달되도록 하는 것이 핵심입니다.

여러 국가에서 사업을 운영하는 기업에는 이러한 연동이 특히 중요합니다. 직원 및 급여 데이터는 지역별 시스템, 각국의 급여 처리 프로세스, 재무 플랫폼, 보고 도구 등을 거칠 수 있습니다. 각각의 연동은 적절한 통제 체계를 유지하면서 업무 효율성을 높일 수 있도록 설계되어야 합니다.

Workday SaaS 연동이란?

Workday SaaS 연동이란 Workday를 급여, 복리후생, 채용, 경비 관리, 계정 및 접근 권한 관리, 재무 시스템 등의 클라우드 기반 애플리케이션과 연결하는 것을 의미합니다.

업무 프로세스에 따라 데이터는 다음과 같은 방식으로 전달될 수 있습니다.

• Workday에서 다른 애플리케이션으로 전송

• 외부 애플리케이션에서 Workday로 전송

• 양방향으로 데이터 교환

• 정해진 일정에 따라 데이터 전송

• 특정 업무 이벤트 발생 시 데이터 전송

Workday는 다양한 방식으로 외부 SaaS 애플리케이션과 연동할 수 있습니다. 적합한 방식은 교환하는 데이터의 종류, 전송 빈도, 기업의 운영 요구사항에 따라 달라집니다.

모든 업무에 실시간 데이터 동기화가 필요한 것은 아닙니다. 신속한 처리가 필요한 직원 정보 변경은 빠르게 반영해야 하지만, 승인된 급여 또는 재무 파일은 정해진 일정에 따라 전송하는 방식이 더 적합할 수 있습니다.

연동의 효과는 설계에 달려 있습니다

시스템 연동은 업무 효율성을 높일 수 있지만, 그 효과가 자동으로 보장되는 것은 아닙니다. 연동 방식이 명확하게 정의되지 않으면 부정확한 정보가 전달되거나, 중복 데이터가 생성되거나, 오류의 원인을 파악하기 어려워질 수 있습니다.

수작업 감소

• 시스템 간 업무 흐름을 연결하면 동일한 직원 정보나 조직 정보를 여러 시스템에 반복 입력할 필요가 줄어듭니다. 인사, 급여 및 재무 담당 팀은 데이터 전달에 소요되는 시간을 줄이고 예외 사항을 검토하는 데 더 집중할 수 있습니다.

• 다만 실제 효과는 전체 업무 프로세스에 따라 달라집니다. 파일이 자동으로 전송되더라도 매 급여 처리 주기마다 담당자가 수동으로 데이터를 수정하거나 형식을 변경해야 한다면 효과는 제한적입니다.

데이터 일관성 향상

• 정보 유형별로 관리 기준이 되는 시스템을 정의하면 데이터의 일관성을 높일 수 있습니다. 예를 들어 Workday는 특정 직원 및 조직 정보의 원천 시스템으로 사용하고, 급여 플랫폼은 급여 계산과 각국에 필요한 결과물 생성을 담당하도록 구성할 수 있습니다.

• 그렇다고 모든 시스템이 동일한 정보를 보유해야 한다는 의미는 아닙니다. 중요한 데이터 항목마다 원천 시스템, 수신 시스템, 업데이트 절차 및 관리 책임자를 명확히 지정하는 것이 중요합니다.

업무 통제 강화

• 연동된 업무 프로세스는 정보가 언제 전송, 처리, 거부 또는 변경되었는지 더 명확하게 기록할 수 있습니다. 이러한 기록은 데이터 대조, 문제 조사 및 감사 준비에 도움이 됩니다.

• 시스템 연동 자체가 규정 준수를 보장하는 것은 아닙니다. 규정 준수는 시스템 설정, 현지 요구사항, 운영 절차, 접근 권한 관리 및 적시 업데이트에도 영향을 받습니다.

사업 확장 지원

• 새로운 시장에 진출하거나 법인을 추가할 때 문서화된 연동 모델은 유용한 출발점이 됩니다. 각국의 요구사항에 맞게 구성을 조정하면서 데이터 표준, 통제 원칙 및 모니터링 절차를 재사용할 수 있습니다.

• 따라서 확장성은 단순히 클라우드 소프트웨어를 도입하는 것이 아니라 일관된 프로세스와 체계적인 계획을 통해 확보됩니다.

Workday 연동을 위한 5단계 프레임워크

1. 비즈니스 목표 정의

먼저 시스템 연동을 통해 해결하려는 운영상의 문제를 파악해야 합니다. 직원 정보의 중복 입력을 줄이려는 것인지, 급여 입력 데이터 준비를 개선하려는 것인지, 데이터 대조를 강화하려는 것인지, 아니면 지역별 보고의 일관성을 높이려는 것인지 명확히 해야 합니다.

목표를 구체적으로 설정하면 명확한 성공 기준 없이 연동 프로젝트가 광범위한 기술 프로젝트로 확대되는 것을 방지할 수 있습니다.

활용할 수 있는 주요 지표는 다음과 같습니다.

• 수동 데이터 전달 횟수

• 데이터가 거부되는 빈도

• 데이터 대조에 필요한 시간

• 해결되지 않은 예외 사항의 수

• 승인된 데이터의 적시 전송 여부

2. 데이터 관리 책임 및 규칙 수립

중요한 데이터 항목마다 다음 사항을 정의해야 합니다.

• 공식적인 원천 시스템

• 데이터를 수신하는 시스템

• 필요한 데이터 형식

• 데이터 검증 규칙

• 업데이트 빈도

• 관리 책임자

• 수정 사항 처리 방식

이는 직원 재직 상태, 적용일, 보상 변경, 은행 계좌 정보, 근무지 및 소속 법인 등 급여 계산에 영향을 미치는 정보에서 특히 중요합니다.

또한 미래 적용일이 지정된 변경 사항과 소급 변경 사항을 처리하는 방법도 정의해야 합니다. 향후 예정된 전근이나 뒤늦게 반영되는 급여 조정은 일반적인 직원 정보 업데이트와 다른 처리가 필요할 수 있습니다.

3. 적절한 연동 방식 선택

연동 방식은 업무 프로세스에 적합해야 합니다. 다음 사항을 고려해야 합니다.

• 정기적인 데이터 교환이 필요한가, 특정 이벤트 발생 시 전송이 필요한가?

• 전체 파일을 전송할 것인가, 변경된 데이터만 전송할 것인가?

• 데이터 형식 변환이 필요한가?

• 불완전하거나 거부된 데이터는 어떻게 처리할 것인가?

• 어느 정도의 데이터 처리량을 지원해야 하는가?

• 수신 시스템에 정보가 얼마나 신속하게 전달되어야 하는가?

이러한 결정에는 비즈니스 팀과 기술 팀이 모두 참여해야 합니다. 인사 및 급여 전문가는 데이터의 목적과 필요한 시점을 이해하고 있으며, IT 팀은 시스템 아키텍처, 접근 권한, 모니터링 및 지원 요구사항을 평가합니다.

4. 연동 프로세스에 보안 적용

보안은 연동 프로세스 전반에 걸쳐 고려해야 합니다. 접근 권한, 데이터 보호, 모니터링 및 명확한 책임 체계는 정보를 적절하게 관리하는 데 도움이 됩니다.

연동 설계에는 다음 사항이 포함되어야 합니다.

• 업무 책임에 따른 접근 권한

• 인증 및 인증 정보 관리

• 데이터 전송 중 암호화

• 로그 기록 및 감사 추적

• 민감정보 처리

• 데이터 보존 기간

• 보안 사고 관리

보안 및 개인정보 보호 담당 팀은 데이터를 수신하는 SaaS 애플리케이션과 중간 연결 시스템을 포함하여 전체 데이터 흐름을 검토해야 합니다.

5. 실제 업무 시나리오 테스트

시스템 연결 테스트가 성공했다는 것은 두 시스템이 데이터를 교환할 수 있음을 확인한 것일 뿐, 전체 업무 프로세스가 올바르게 작동한다는 의미는 아닙니다.

테스트에는 다음과 같은 일반적인 거래와 예외 상황이 포함되어야 합니다.

• 신규 입사자 등록

• 직원 이동 및 전근

• 보상 변경

• 미래 적용일이 지정된 변경

• 소급 업데이트

• 필수 항목 누락

• 중복 데이터

• 퇴사 처리

• 거부된 파일

• 처리 실패 후 재처리

급여 연동의 경우 원천 데이터, 급여 입력 데이터, 계산 결과, 승인된 출력 데이터 및 재무 기록 간의 대조도 테스트해야 합니다.

다국가 급여 관리에 프레임워크 적용하기

지역별 급여 관리는 시스템 연동이 단순한 기술적 연결 이상의 의미를 갖는다는 점을 보여줍니다. 기업은 Workday에서 핵심 직원 정보를 관리하면서 각국의 급여 요건을 처리하기 위해 별도의 급여 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.

일반적인 업무 흐름에서는 선택된 직원 정보와 급여에 영향을 미치는 데이터가 Workday에서 급여 플랫폼으로 전달됩니다. 이후 관련 결과 데이터는 보고, 대조 또는 후속 재무 처리에 활용될 수 있습니다.

여러 국가가 관련되면 업무 흐름은 더욱 복잡해집니다. 지역 총괄 팀은 데이터 정의와 관리 체계의 일관성을 원하지만, 각국의 담당 팀은 현지 급여 규정, 일정, 데이터 형식 및 법정 요구사항을 반영해야 합니다.

따라서 적절한 다국가 급여 소프트웨어 운영 모델은 다음 요소 간의 균형을 유지해야 합니다.

• 지역 공통 데이터 표준

• 국가별 급여 시스템 설정

• 명확한 승인 책임

• 법인별 접근 권한

• 일관된 예외 처리

• 국가별 데이터 검증

• 명확한 지원 책임

ePayslip은 Workday와 자사의 급여 플랫폼을 연동하여 관련 직원 및 급여 데이터의 교환을 지원할 수 있습니다. 연동 구성은 기업이 운영하는 국가, 급여 프로세스 및 데이터 요구사항에 맞게 설계해야 합니다. ePayslip의 Workday 연동 자세히 알아보기.

시스템 가동 이후에도 안정적인 연동 유지하기

시스템 연동은 지속적인 운영 프로세스입니다. SaaS 애플리케이션은 변경되고, 조직 구조는 발전하며, 데이터 처리량은 증가하고, 각국의 요구사항도 업데이트될 수 있습니다.

실용적인 운영 체계에는 다음 사항이 포함되어야 합니다.

• 지정된 비즈니스 및 기술 담당 책임자

• 데이터 전송 실패 또는 지연 알림

• 예외 사항 해결에 대한 명확한 책임

• 급여 처리 주기별 데이터 대조

• 정기적인 접근 권한 검토

• 주요 시스템 변경 시 테스트

• 최신 업무 절차 문서 유지

• 국가, 법인 또는 데이터 항목 추가 전 검토

또한 연동이 최초의 도입 목표를 지속적으로 충족하는지도 확인해야 합니다. 기술적으로 안정적인 연결이라도 사용자가 수동으로 문제를 해결해야 하거나 예외 사항이 급여 처리 기한에 반복적으로 영향을 미친다면 개선이 필요할 수 있습니다.

마무리

Workday SaaS 연동의 중요성은 이를 통해 지원되는 운영 체계에 있습니다. 체계적으로 계획된 연동은 불필요한 수작업을 줄이고, 데이터 관리 책임을 명확히 하며, 통제된 업무 프로세스를 지원하고, 예외 사항을 더 쉽게 파악하도록 돕습니다.

성공적인 연동은 비즈니스 요구사항에서 시작하여 거버넌스, 테스트, 모니터링 및 변경 관리로 이어집니다. 지역별 급여 담당 팀의 목표는 각 시장의 현지 업무 요건을 충족하면서 일관된 데이터 흐름을 구축하는 것입니다.

Workday와 연동된 급여 관리 환경을 검토 중인 기업은 ePayslip이 아시아 전역의 급여 시스템 연동을 어떻게 지원하는지 살펴보실 수 있습니다. 운영 국가, 급여 프로세스 및 연동 요구사항에 대한 상담은 ePayslip에 문의하세요