การเชื่อมต่อ Workday กับ SaaS: แนวทางปฏิบัติเพื่อบูรณาการระบบ HR และ Payroll

การเชื่อมต่อ Workday กับระบบเงินเดือนแบบ SaaS ช่วยลดความซ้ำซ้อนและความไม่ต่อเนื่องของกระบวนการทำงาน พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการรับส่งข้อมูลระหว่างระบบทรัพยากรบุคคล ระบบเงินเดือน ระบบการเงิน และระบบธุรกิจอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม การได้รับประโยชน์จากการเชื่อมต่ออย่างเต็มที่จำเป็นต้องมีการกำหนดผู้รับผิดชอบข้อมูลอย่างชัดเจน การควบคุมที่เหมาะสม การทดสอบอย่างรอบคอบ และการติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง บทความนี้นำเสนอแนวทางปฏิบัติสำหรับการวางแผนเชื่อมต่อระบบ โดยให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการบริหารจัดการเงินเดือนในระดับภูมิภาค

ประเด็นสำคัญ

• การเชื่อมต่อ Workday ช่วยให้แอปพลิเคชัน SaaS เฉพาะทางสามารถทำงานร่วมกับข้อมูลและกระบวนการหลักขององค์กรได้

• โครงการเชื่อมต่อระบบควรเริ่มต้นจากการกำหนดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจน

• การกำหนดผู้รับผิดชอบข้อมูลอย่างชัดเจนช่วยลดข้อมูลซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องของข้อมูล

• ควรกำหนดความรับผิดชอบด้านความปลอดภัย สิทธิ์การเข้าถึง และการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน

• การทดสอบควรครอบคลุมสถานการณ์การทำงานจริง รวมถึงกรณียกเว้นที่อาจเกิดขึ้น

• การเชื่อมต่อระบบเงินเดือนในหลายประเทศต้องรักษาสมดุลระหว่างมาตรฐานการดำเนินงานระดับภูมิภาคกับข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละประเทศ

บทนำ

การเพิ่มแอปพลิเคชันบนคลาวด์ไม่ได้หมายความว่าระบบต่าง ๆ ภายในองค์กรจะเชื่อมต่อกันโดยอัตโนมัติ ทีมทรัพยากรบุคคล การเงิน และเงินเดือนอาจยังต้องส่งต่อข้อมูลด้วยตนเอง ตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ตรงกัน หรือค้นหาสาเหตุที่ข้อมูลพนักงานซึ่งได้รับการอัปเดตในระบบหนึ่งไม่ปรากฏในอีกระบบหนึ่ง

การเชื่อมต่อ Workday กับระบบ SaaS ที่ได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสมช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ด้วยการสร้างกระบวนการรับส่งข้อมูลที่มีการควบคุมระหว่าง Workday และแอปพลิเคชันบนคลาวด์เฉพาะทาง เป้าหมายไม่ใช่เพียงการทำให้สองระบบสื่อสารกันได้ แต่เป็นการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกส่งไปยังระบบปลายทางที่เหมาะสม ในเวลาที่สอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจ

สำหรับองค์กรที่ดำเนินธุรกิจในหลายประเทศ เรื่องนี้ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น ข้อมูลพนักงานและข้อมูลเงินเดือนอาจต้องผ่านระบบระดับภูมิภาค กระบวนการจัดทำเงินเดือนในแต่ละประเทศ ระบบการเงิน และเครื่องมือจัดทำรายงาน การเชื่อมต่อแต่ละส่วนจึงต้องช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน พร้อมรักษามาตรการควบคุมที่เหมาะสม

การเชื่อมต่อ Workday กับ SaaS คืออะไร?

การเชื่อมต่อ Workday กับ SaaS หมายถึงการเชื่อมโยง Workday เข้ากับแอปพลิเคชันบนคลาวด์อื่น ๆ เช่น ระบบเงินเดือน สวัสดิการ การสรรหาบุคลากร การจัดการค่าใช้จ่าย การจัดการตัวตนและสิทธิ์การเข้าถึง หรือระบบการเงิน

ข้อมูลสามารถรับส่งได้หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงาน ได้แก่

• ส่งข้อมูลจาก Workday ไปยังแอปพลิเคชันอื่น

• ส่งข้อมูลจากแอปพลิเคชันภายนอกเข้าสู่ Workday

• แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสองระบบแบบสองทิศทาง

• รับส่งข้อมูลตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้

• รับส่งข้อมูลเมื่อเกิดเหตุการณ์เฉพาะในกระบวนการทางธุรกิจ

Workday สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชัน SaaS ภายนอกได้หลายวิธี โดยแนวทางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่แลกเปลี่ยน ความถี่ในการรับส่งข้อมูล และความต้องการด้านการดำเนินงานขององค์กร

ไม่ใช่ทุกกระบวนการที่จำเป็นต้องซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ การอัปเดตข้อมูลพนักงานที่มีความเร่งด่วนอาจต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว ขณะที่ไฟล์เงินเดือนหรือข้อมูลการเงินที่ผ่านการอนุมัติแล้ว อาจเหมาะกับการรับส่งข้อมูลตามรอบเวลาที่กำหนดมากกว่า

คุณค่าของการเชื่อมต่อระบบขึ้นอยู่กับการออกแบบ

การเชื่อมต่อระบบสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ แต่ประโยชน์เหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ หากไม่มีการกำหนดรูปแบบการเชื่อมต่ออย่างชัดเจน อาจทำให้มีการส่งต่อข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เกิดข้อมูลซ้ำซ้อน หรือทำให้การค้นหาสาเหตุของข้อผิดพลาดยากขึ้น

ลดการทำงานด้วยตนเอง

การเชื่อมต่อกระบวนการทำงานระหว่างระบบช่วยลดความจำเป็นในการกรอกข้อมูลพนักงานหรือข้อมูลองค์กรซ้ำในหลายระบบ ทีม HR เงินเดือน และการเงินจึงใช้เวลาน้อยลงในการส่งต่อข้อมูล และมีเวลามากขึ้นในการตรวจสอบกรณียกเว้น

อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ที่ได้รับขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงานทั้งหมด หากระบบส่งไฟล์ได้โดยอัตโนมัติ แต่พนักงานยังต้องแก้ไขหรือปรับรูปแบบไฟล์ด้วยตนเองก่อนการประมวลผลเงินเดือนทุกครั้ง ประโยชน์ที่ได้รับก็จะมีจำกัด

เพิ่มความสอดคล้องของข้อมูล

การเชื่อมต่อระบบช่วยเพิ่มความสอดคล้องของข้อมูลได้โดยกำหนดว่าระบบใดเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น Workday อาจเป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กรบางส่วน ขณะที่แพลตฟอร์มเงินเดือนรับผิดชอบการคำนวณเงินเดือนและการจัดทำข้อมูลผลลัพธ์ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศ

ทั้งนี้ ไม่ได้หมายความว่าทุกระบบต้องเก็บข้อมูลเหมือนกันทั้งหมด แต่ข้อมูลสำคัญแต่ละรายการควรมีการกำหนดแหล่งข้อมูลต้นทาง ระบบปลายทาง กระบวนการอัปเดต และผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน

เสริมความแข็งแกร่งของการควบคุมกระบวนการ

กระบวนการทำงานที่เชื่อมต่อกันสามารถสร้างบันทึกที่ชัดเจนขึ้นว่าข้อมูลถูกส่ง ประมวลผล ปฏิเสธ หรือเปลี่ยนแปลงเมื่อใด บันทึกเหล่านี้ช่วยสนับสนุนการกระทบยอดข้อมูล การตรวจสอบปัญหา และการเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบบัญชี

ไม่ควรมองว่าการเชื่อมต่อระบบเป็นการรับประกันการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนด เพราะยังขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ ข้อกำหนดท้องถิ่น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง และการอัปเดตข้อมูลอย่างทันท่วงที

รองรับการขยายธุรกิจได้ดีขึ้น

เมื่อองค์กรขยายเข้าสู่ตลาดใหม่หรือเพิ่มนิติบุคคล รูปแบบการเชื่อมต่อที่มีเอกสารกำกับอย่างชัดเจนจะเป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์ ทีมงานสามารถนำมาตรฐานข้อมูล หลักการควบคุม และกระบวนการติดตามตรวจสอบกลับมาใช้ได้ พร้อมปรับการตั้งค่าให้เหมาะสมกับข้อกำหนดท้องถิ่น

ดังนั้น ความสามารถในการรองรับการขยายธุรกิจจึงมาจากกระบวนการที่สอดคล้องกันและการวางแผนอย่างรอบคอบ ไม่ใช่เพียงการนำซอฟต์แวร์คลาวด์มาใช้

กรอบการทำงาน 5 ขั้นตอนสำหรับการเชื่อมต่อ Workday

1. กำหนดผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ต้องการ

เริ่มต้นจากการระบุปัญหาด้านการดำเนินงานที่ต้องการแก้ไข องค์กรต้องการลดการกรอกข้อมูลพนักงานซ้ำซ้อน ปรับปรุงการเตรียมข้อมูลเงินเดือน เพิ่มประสิทธิภาพการกระทบยอด หรือสร้างรายงานระดับภูมิภาคที่มีความสอดคล้องกันมากขึ้นหรือไม่

การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนช่วยป้องกันไม่ให้โครงการเชื่อมต่อระบบขยายกลายเป็นโครงการเทคโนโลยีขนาดใหญ่โดยไม่มีเกณฑ์วัดความสำเร็จที่แน่นอน

• ตัวชี้วัดที่อาจนำมาใช้ ได้แก่

• จำนวนครั้งที่ต้องส่งต่อข้อมูลด้วยตนเอง

• ความถี่ของข้อมูลที่ถูกปฏิเสธ

• ระยะเวลาที่ใช้ในการกระทบยอดข้อมูล

• จำนวนกรณียกเว้นที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

• ความตรงต่อเวลาในการส่งข้อมูลที่ได้รับอนุมัติ

2. กำหนดผู้รับผิดชอบและกฎการจัดการข้อมูล

สำหรับข้อมูลสำคัญแต่ละรายการ ควรกำหนดสิ่งต่อไปนี้

• แหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้

• ระบบที่รับข้อมูล

• รูปแบบข้อมูลที่กำหนด

• กฎการตรวจสอบความถูกต้อง

• ความถี่ในการอัปเดต

• ผู้รับผิดชอบ

• วิธีจัดการข้อมูลที่มีการแก้ไข

เรื่องนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลที่ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน เช่น สถานะการจ้างงาน วันที่มีผลบังคับใช้ การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทน รายละเอียดบัญชีธนาคาร สถานที่ทำงาน และการสังกัดนิติบุคคล

โครงการควรกำหนดวิธีจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีผลในอนาคตและการเปลี่ยนแปลงย้อนหลังด้วย เช่น การย้ายงานที่มีกำหนดในอนาคต หรือการปรับเงินเดือนย้อนหลังที่แจ้งล่าช้า อาจต้องใช้วิธีดำเนินการต่างจากการอัปเดตข้อมูลพนักงานทั่วไป

3. เลือกวิธีการเชื่อมต่อที่เหมาะสม

วิธีการเชื่อมต่อควรสอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจ โดยมีคำถามที่ควรพิจารณา ได้แก่

• กระบวนการต้องการรับส่งข้อมูลตามกำหนดเวลา หรือเมื่อเกิดเหตุการณ์เฉพาะ?

• ระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลทั้งหมด หรือส่งเฉพาะข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง?

• จำเป็นต้องแปลงรูปแบบข้อมูลหรือไม่?

• จะจัดการข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือถูกปฏิเสธอย่างไร?

• ระบบต้องรองรับปริมาณข้อมูลมากเพียงใด?

• ข้อมูลต้องไปถึงระบบปลายทางรวดเร็วเพียงใด?

การตัดสินใจเหล่านี้ควรมีทั้งทีมธุรกิจและทีมเทคนิคเข้าร่วม ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR และเงินเดือนเข้าใจวัตถุประสงค์และช่วงเวลาที่ต้องใช้ข้อมูล ขณะที่ทีม IT จะประเมินสถาปัตยกรรมระบบ สิทธิ์การเข้าถึง การติดตามตรวจสอบ และข้อกำหนดด้านการสนับสนุน

4. ผสานการรักษาความปลอดภัยเข้ากับกระบวนการ

ควรคำนึงถึงความปลอดภัยตลอดกระบวนการเชื่อมต่อระบบ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การปกป้องข้อมูล การติดตามตรวจสอบ และการกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน ช่วยให้สามารถควบคุมข้อมูลได้อย่างเหมาะสม

• การออกแบบระบบเชื่อมต่อควรครอบคลุมเรื่องต่อไปนี้

• สิทธิ์การเข้าถึงตามหน้าที่ความรับผิดชอบ

• การยืนยันตัวตนและการจัดการข้อมูลรับรอง

• การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการรับส่ง

• การบันทึกเหตุการณ์และหลักฐานสำหรับการตรวจสอบ

• การจัดการข้อมูลที่มีความอ่อนไหว

• ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล

• การจัดการเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย

ทีมรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวควรตรวจสอบเส้นทางการไหลของข้อมูลทั้งหมด รวมถึงแอปพลิเคชัน SaaS ปลายทางและระบบตัวกลางที่เกี่ยวข้อง

5. ทดสอบสถานการณ์การทำงานจริง

การทดสอบการเชื่อมต่อที่สำเร็จยืนยันได้เพียงว่าสองระบบสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ แต่ไม่ได้รับประกันว่ากระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดจะทำงานได้อย่างถูกต้อง

• การทดสอบควรครอบคลุมทั้งรายการปกติและกรณียกเว้น เช่น

• การรับพนักงานใหม่

• การย้ายพนักงาน

• การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทน

• การเปลี่ยนแปลงที่มีผลในอนาคต

• การอัปเดตข้อมูลย้อนหลัง

• การขาดข้อมูลในช่องที่จำเป็น

• ข้อมูลซ้ำซ้อน

• การสิ้นสุดการจ้างงาน

• ไฟล์ที่ถูกปฏิเสธ

• การประมวลผลซ้ำหลังเกิดข้อผิดพลาด

สำหรับการเชื่อมต่อระบบเงินเดือน ควรทดสอบการกระทบยอดระหว่างข้อมูลต้นทาง ข้อมูลนำเข้าสำหรับการคำนวณเงินเดือน ผลการคำนวณ ข้อมูลผลลัพธ์ที่ได้รับอนุมัติ และบันทึกทางการเงินด้วย

การนำกรอบการทำงานไปใช้กับการจัดการเงินเดือนหลายประเทศ

การบริหารเงินเดือนระดับภูมิภาคแสดงให้เห็นว่า การเชื่อมต่อระบบไม่ได้เป็นเพียงการเชื่อมต่อทางเทคนิค องค์กรอาจใช้ Workday ในการจัดการข้อมูลพนักงานหลัก และใช้ซอฟต์แวร์เงินเดือนเพื่อประมวลผลตามข้อกำหนดท้องถิ่น

ในกระบวนการทั่วไป ข้อมูลพนักงานบางส่วนและข้อมูลที่มีผลต่อเงินเดือนจะถูกส่งจาก Workday ไปยังแพลตฟอร์มเงินเดือน จากนั้นข้อมูลผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องอาจถูกนำไปใช้ในการจัดทำรายงาน การกระทบยอด หรือกระบวนการทางการเงินในขั้นตอนถัดไป

กระบวนการจะซับซ้อนยิ่งขึ้นเมื่อเกี่ยวข้องกับหลายประเทศ ทีมระดับภูมิภาคอาจต้องการมาตรฐานข้อมูลและการกำกับดูแลที่สอดคล้องกัน ขณะที่ทีมท้องถิ่นจำเป็นต้องดำเนินงานตามกฎการคำนวณเงินเดือน ปฏิทินการจ่ายเงินเดือน รูปแบบข้อมูล และข้อกำหนดตามกฎหมายของแต่ละประเทศ

ดังนั้น รูปแบบการใช้

ซอฟต์แวร์เงินเดือนสำหรับหลายประเทศ

ที่เหมาะสมควรรักษาสมดุลระหว่าง

• มาตรฐานข้อมูลระดับภูมิภาค

• การตั้งค่าระบบเงินเดือนตามแต่ละประเทศ

• ความรับผิดชอบในการอนุมัติที่ชัดเจน

• สิทธิ์การเข้าถึงตามนิติบุคคล

• การจัดการกรณียกเว้นอย่างสอดคล้องกัน

• การตรวจสอบข้อมูลตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศ

• ความรับผิดชอบด้านการสนับสนุนที่ชัดเจน

สำหรับทีมเงินเดือน ePayslip สามารถเชื่อมต่อ Workday กับแพลตฟอร์มเงินเดือนของตน เพื่อสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลพนักงานและข้อมูลเงินเดือนที่เกี่ยวข้อง โดยการตั้งค่าควรสอดคล้องกับประเทศที่องค์กรดำเนินธุรกิจ กระบวนการเงินเดือน และข้อกำหนดด้านข้อมูล

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ Workday ของ ePayslip

รักษาความเสถียรของการเชื่อมต่อหลังเริ่มใช้งานจริง

การเชื่อมต่อระบบเป็นกระบวนการดำเนินงานที่ต้องดูแลอย่างต่อเนื่อง แอปพลิเคชัน SaaS มีการเปลี่ยนแปลง โครงสร้างธุรกิจมีการปรับตัว ปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น และข้อกำหนดท้องถิ่นอาจได้รับการปรับปรุง

• รูปแบบการดำเนินงานที่เหมาะสมควรประกอบด้วย

• ผู้รับผิดชอบด้านธุรกิจและเทคนิคที่ระบุชัดเจน

• การแจ้งเตือนเมื่อการส่งข้อมูลล้มเหลวหรือล่าช้า

• การกำหนดความรับผิดชอบในการแก้ไขกรณียกเว้น

• การกระทบยอดข้อมูลในแต่ละรอบการประมวลผลเงินเดือน

• การทบทวนสิทธิ์การเข้าถึงเป็นระยะ

• การทดสอบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบที่สำคัญ

• การปรับปรุงเอกสารขั้นตอนการทำงาน

• การทบทวนก่อนเพิ่มประเทศ นิติบุคคล หรือรายการข้อมูล

ทีมงานควรตรวจสอบด้วยว่าการเชื่อมต่อยังคงตอบโจทย์เป้าหมายเดิมหรือไม่ แม้การเชื่อมต่อจะมีความเสถียรทางเทคนิค แต่ก็อาจต้องปรับปรุงหากผู้ใช้งานยังต้องแก้ปัญหาด้วยตนเอง หรือกรณียกเว้นส่งผลต่อกำหนดเวลาการประมวลผลเงินเดือนเป็นประจำ

สรุป

ความสำคัญของการเชื่อมต่อ Workday กับ SaaS อยู่ที่รูปแบบการดำเนินงานที่ระบบช่วยสนับสนุน การเชื่อมต่อที่วางแผนอย่างเหมาะสมสามารถลดงานที่ไม่จำเป็น กำหนดผู้รับผิดชอบข้อมูลอย่างชัดเจน สนับสนุนกระบวนการทำงานที่มีการควบคุม และช่วยให้ตรวจพบกรณียกเว้นได้ง่ายขึ้น

การเชื่อมต่อที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นจากความต้องการทางธุรกิจ และดำเนินต่อไปด้วยการกำกับดูแล การทดสอบ การติดตามตรวจสอบ และการบริหารการเปลี่ยนแปลง สำหรับทีมเงินเดือนระดับภูมิภาค เป้าหมายคือการสร้างกระบวนการรับส่งข้อมูลที่สอดคล้องกัน พร้อมรองรับข้อกำหนดการดำเนินงานของแต่ละประเทศ

องค์กรที่กำลังพิจารณาระบบเงินเดือนที่เชื่อมต่อกับ Workday สามารถศึกษาวิธีที่ ePayslip สนับสนุนการเชื่อมต่อระบบเงินเดือนระดับภูมิภาคทั่วเอเชีย

ติดต่อ ePayslip เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับประเทศที่ดำเนินธุรกิจ กระบวนการเงินเดือน และความต้องการในการเชื่อมต่อระบบ