WorkdayとSaaSの連携：人事・給与業務をつなぐ実践的な仕組み
WorkdayとSaaS型給与システムの連携により、分断された業務の流れを改善し、人事・給与・財務などの各システム間でデータを円滑に共有できるようになります。ただし、その効果を十分に引き出すには、データの管理責任の明確化、適切な管理体制、十分なテスト、継続的な運用状況の確認が欠かせません。本記事では、特に地域ごとの給与業務に焦点を当て、システム連携を計画する際に役立つ実践的な進め方をご紹介します。
重要なポイント
Workdayとの連携により、専門的なSaaSアプリケーションと企業の主要なデータや業務をつなぐことができます。
システム連携は、明確な業務目標を設定することから始めることが重要です。
データの管理責任を明確にすることで、情報の重複や記録の不一致を減らせます。
連携計画の段階で、セキュリティ、アクセス権限、法令遵守に関する責任を明確にする必要があります。
テストでは、実際の業務で発生するさまざまな状況や例外的な処理も確認することが重要です。
複数国の給与システムを連携する際は、地域全体での運用の統一と、各国固有の要件への対応を両立させる必要があります。
はじめに
クラウドアプリケーションを増やすだけでは、社内システムが自動的につながるわけではありません。人事・財務・給与担当チームでは、依然として手作業で情報を受け渡したり、一致しないデータを照合したり、あるシステムで更新された従業員情報が別のシステムに反映されない原因を調査したりする必要が生じることがあります。
適切に設計されたWorkdayとSaaSの連携は、Workdayと専門的なクラウドアプリケーションの間に、適切に管理されたデータ連携の仕組みを構築することで、こうした課題の解決につながります。目的は、単に2つのシステム間でデータをやり取りできるようにすることではありません。業務の適切なタイミングで、必要な情報を正しいシステムへ確実に届けることが重要です。
複数国で事業を展開する企業にとって、これは特に重要です。従業員情報や給与データは、地域共通のシステム、各国の給与処理、財務システム、レポート作成ツールなど、さまざまなシステムを経由する場合があります。それぞれの連携において、適切な管理体制を維持しながら、業務効率を高めることが求められます。
WorkdayとSaaSの連携とは？
WorkdayとSaaSの連携とは、Workdayを給与管理、福利厚生、採用、経費精算、ID管理、財務などのクラウドアプリケーションと接続することです。
業務内容に応じて、データは以下の方法で連携されます。
Workdayから他のアプリケーションへ送信
外部アプリケーションからWorkdayへ送信
双方向でデータをやり取り
決められたスケジュールに従って連携
特定の業務イベントをきっかけに連携
Workdayと外部SaaSアプリケーションを連携する方法はさまざまです。最適な方法は、やり取りするデータの種類、連携頻度、企業の業務要件によって異なります。
すべての業務でリアルタイムのデータ同期が必要なわけではありません。緊急性の高い従業員情報の更新には迅速な処理が求められる一方、承認済みの給与データや財務ファイルは、定期的なデータ連携の方が適している場合があります。
連携の効果は設計次第
システム連携は業務効率の向上に役立ちますが、導入するだけで効果が得られるわけではありません。連携方法が適切に定義されていないと、誤った情報が転送されたり、データが重複したり、エラーの原因を特定しにくくなったりする可能性があります。
手作業の削減
システム間で業務を連携させることで、同じ従業員情報や組織情報を複数のシステムに入力する手間を減らせます。人事・給与・財務担当チームは、データの受け渡しに費やす時間を減らし、例外的な処理の確認により多くの時間を充てられます。
ただし、効果は業務全体の流れによって異なります。ファイルを自動転送できても、毎回の給与処理前に担当者が手作業で修正や形式変更を行う必要があれば、得られる効果は限定的です。
データの一貫性向上
情報の種類ごとに管理元となるシステムを定めることで、データの一貫性を高められます。例えば、Workdayを特定の従業員情報や組織情報の管理元とし、給与システムで給与計算や各国向けの帳票作成を行う方法があります。
これは、すべてのシステムで同一の情報を保持するという意味ではありません。重要なデータ項目ごとに、情報の管理元、連携先、更新方法、管理責任者を明確にすることが重要です。
業務管理体制の強化
システム連携により、情報がいつ転送、処理、拒否、変更されたかを記録しやすくなります。こうした記録は、データの照合、問題の原因調査、監査準備に役立ちます。
ただし、システム連携だけで法令遵守が保証されるわけではありません。法令遵守には、システム設定、各国の要件、業務手順、アクセス権限の管理、適時の更新なども関係します。
事業拡大への対応
新たな市場への進出や法人の追加時には、文書化された連携モデルが導入の出発点となります。各国の要件に合わせて調整しながら、データ基準、管理方針、監視手順を再利用できます。
つまり、事業拡大に対応できる仕組みは、クラウドソフトウェアを導入するだけでなく、一貫した業務プロセスと綿密な計画によって実現します。
Workday連携を進める5つのステップ
1. 業務上の目標を明確にする
まず、システム連携によって解決したい業務課題を明確にします。従業員情報の重複入力を減らしたいのか、給与計算に必要なデータの準備を効率化したいのか、照合作業を強化したいのか、それとも地域全体で統一されたレポートを作成したいのかを検討します。
目標を絞り込むことで、成功基準が曖昧なまま、大規模な技術プロジェクトへと発展することを防げます。
効果を測る指標には、次のようなものがあります。
手作業によるデータの受け渡し回数
データがエラーとして拒否される頻度
データ照合に必要な時間
未解決の例外処理件数
承認済みデータが予定どおりに転送されているか
2. データの管理責任とルールを定める
重要なデータ項目ごとに、以下を定義します。
正式な情報の管理元
データの受信先システム
必要なデータ形式
データの検証ルール
更新頻度
管理責任者
訂正データの取り扱い
これは、従業員の在籍状況、適用日、報酬変更、銀行口座情報、勤務地、所属法人など、給与計算に影響する情報において特に重要です。
また、将来の日付で適用される変更や、過去にさかのぼる変更の処理方法も定める必要があります。将来の異動や遡及的な給与調整は、通常の従業員情報の更新とは異なる対応が必要になる場合があります。
3. 適切な連携方法を選ぶ
連携方法は、業務プロセスに合わせて選択する必要があります。検討すべき主な項目は次のとおりです。
定期的なデータ連携と、特定のイベントをきっかけとする連携のどちらが必要か
すべてのデータを転送するか、変更分のみを転送するか
データ形式の変換が必要か
不完全なデータや拒否されたデータをどのように処理するか
どの程度のデータ量に対応する必要があるか
受信先システムへどの程度迅速に情報を届ける必要があるか
これらの判断には、業務担当チームと技術担当チームの両方が関わることが重要です。人事・給与担当者はデータの用途や必要なタイミングを理解しており、IT担当者はシステム構成、アクセス権限、監視、サポート要件を評価します。
4. セキュリティを連携プロセスに組み込む
セキュリティは、連携プロセス全体を通じて考慮する必要があります。アクセス権限、データ保護、監視、管理責任の明確化により、情報を適切に管理できます。
連携設計では、以下の項目に対応する必要があります。
業務上の責任に応じたアクセス権限
認証と認証情報の管理
データ転送時の暗号化
操作ログと監査記録
機密データの取り扱い
データの保存期間
インシデント管理
セキュリティおよびプライバシーの担当チームは、受信先のSaaSアプリケーションや中継システムも含め、データの流れ全体を確認する必要があります。
5. 実際の業務を想定してテストする
システム間の接続テストに成功しても、それはデータをやり取りできることを確認したにすぎません。業務プロセス全体が正しく機能することを保証するものではありません。
テストには、次のような通常の処理と例外的なケースを含める必要があります。
新入社員の登録
従業員の異動
報酬の変更
将来の日付で適用される変更
過去にさかのぼる更新
必須項目の欠落
重複データ
退職処理
拒否されたファイル
処理失敗後の再実行
給与システムの連携では、元データ、給与計算用の入力データ、計算結果、承認済みの出力データ、財務記録の間で照合できることも確認する必要があります。
複数国の給与管理への応用
複数国の給与管理は、システム連携が単なる技術的な接続ではないことを示す代表的な例です。企業はWorkdayで従業員の基本情報を管理しながら、各国の給与要件に対応するために給与ソフトウェアを利用する場合があります。
一般的な業務の流れでは、選択された従業員情報や給与計算に影響するデータがWorkdayから給与システムへ送られます。その後、必要な出力データがレポート作成、照合作業、後続の財務処理などに使用されます。
複数国が関わると、業務の流れはさらに複雑になります。地域統括チームはデータ定義や管理方法の統一を求める一方、各国の担当チームは、それぞれの給与計算ルール、処理スケジュール、データ形式、法定要件に対応する必要があります。
そのため、適切な複数国対応の給与ソフトウェアの運用モデルでは、以下の要素を両立させることが重要です。
地域共通のデータ基準
各国に合わせた給与システムの設定
明確な承認責任
法人単位のアクセス権限
統一された例外処理
各国固有のデータ検証
明確なサポート責任
ePayslipは、Workdayと給与プラットフォームを連携し、従業員情報や給与関連データの受け渡しをサポートします。連携方法は、企業が事業を展開する国・地域、給与業務の流れ、データ要件に合わせて設計する必要があります。ePayslipのWorkday連携について詳しく見る。
本稼働後も安定した連携を維持するために
システム連携は、導入して終わりではありません。SaaSアプリケーションの仕様変更、組織体制の変化、データ量の増加、各国の要件変更などに継続的に対応する必要があります。
実用的な運用体制には、以下の項目を含めることが重要です。
業務担当者と技術担当者の明確な指定
データ転送の失敗や遅延を知らせる通知
例外処理の解決責任の明確化
給与処理サイクルごとのデータ照合
定期的なアクセス権限の見直し
重要なシステム変更時のテスト
業務手順書の更新
国・法人・データ項目を追加する前の確認
また、当初の導入目的が引き続き達成されているかも確認する必要があります。技術的には安定していても、担当者が手作業での対応を続けていたり、例外処理が頻繁に給与処理の期限へ影響したりする場合は、改善が必要です。
まとめ
WorkdayとSaaSの連携で重要なのは、それによって実現する業務の仕組みです。適切に計画された連携は、不要な手作業を減らし、データの管理責任を明確にし、適切に管理された業務の流れを支え、例外的な問題の発見を容易にします。
連携を成功させるには、業務要件の明確化から始め、管理体制の整備、テスト、監視、変更管理まで継続して取り組むことが重要です。地域全体の給与管理では、各国に必要な業務プロセスを維持しながら、一貫したデータ連携を実現することが目標となります。
Workdayと連携した給与管理環境をご検討中の企業は、ePayslipによるアジア各国の給与システム連携についてご確認ください。対応国・地域、給与業務、連携要件については、ePayslipまでお問い合わせください
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